Każde źródło ma czytelną ścieżkę.
Formularz konsultacji, kontakt z reklamy, DM czy wiadomość ze strony mogą trafić do wspólnego procesu z informacją o źródle.
Każde zapytanie powinno mieć następny krok.
Automatyzacje wspierają recepcję i porządkują kontakt. System ma skrócić czas reakcji, zapobiegać utracie leadów i przekazywać właściwe informacje we właściwym momencie.
01
Źródło
Formularz, social media, landing page lub wiadomość.
02
Kwalifikacja
Podstawowe dane i kontekst zapytania trafiają do jednego procesu.
03
Follow-up
Przypomnienie, odpowiedź lub przekazanie do recepcji.
04
Pomiar
Źródło i status zapytania mogą być raportowane w dashboardzie.
Lead routing
Automatyzujemy powtarzalność, nie relację z pacjentem.
Najbardziej wartościowe automatyzacje w klinice nie polegają na wysyłaniu jak największej liczby wiadomości. Ich zadaniem jest dostarczyć zespołowi kontekst, przypomnieć o następnym kroku i ograniczyć ręczne przepisywanie informacji.
Zapytanie trafia do właściwej osoby.
Reguły mogą rozdzielać kontakty według placówki, usługi, języka, rodzaju pytania lub innych danych potrzebnych recepcji.
System przypomina, kiedy potrzebny jest kolejny kontakt.
Automatyczne zadania i bezpieczne wiadomości operacyjne pomagają ograniczyć zapomniane zapytania bez zastępowania decyzji personelu.
Pacjent może rozpocząć kontakt w miejscu, które jest dla niego naturalne. System powinien przejąć dane techniczne i organizacyjne, ale pytania wymagające oceny medycznej pozostają po stronie uprawnionego personelu.
Logika procesu
- rejestracja źródła i czasu zapytania
- automatyczne potwierdzenie przyjęcia wiadomości, jeżeli jest właściwe
- przekazanie podstawowego kontekstu do recepcji lub koordynatora
- utworzenie zadania i terminu następnego kontaktu
- zmiana statusu po rozmowie i zapis wyniku procesu
- anonimizowane podsumowanie do raportowania marketingowego
Guardrails
Automatyzacja musi mieć granice.
Projektujemy procesy z uwzględnieniem prywatności, minimalizacji danych i sytuacji, w których automatyczna odpowiedź nie jest właściwa.
Zbieramy tylko potrzebne informacje.
Formularze i integracje powinny ograniczać zakres danych do tego, co jest niezbędne do obsługi konkretnego celu.
Nietypowe pytanie trafia do człowieka.
Proces przewiduje sytuacje wymagające ręcznej oceny, zamiast wymuszać automatyczną odpowiedź za wszelką cenę.
Wiadomo, co wydarzyło się z kontaktem.
Status, czas i odpowiedzialność są czytelne dla zespołu, co ułatwia analizę oraz późniejsze usprawnienia.